Adressdaten Lieferformat
In der Regel kauft man Adressen, um sich die Zeit der Eigenrecherche zu sparen – schließlich spart man zum einen effektiv Geld, weil kaum ein Mitarbeiter Adressen so schnell recherchieren und in einem wiederverwendbaren Format aufbereiten kann, dass das gegenüber einem Stückpreis von z.B. 0,30 € wirtschaftlich wäre. Zum anderen vermeidet man Flüchtigkeitsfehler, die sich selbst bei konzentrierter Arbeit nach ein paar Stunden praktisch einschleichen müssen.
Damit dieses Ziel auch nicht verfehlt wird, muss dringend darauf geachtet werden, dass die Adressdaten in einem sinnvollen Format geliefert werden. Üblich sind heutzutage Auslieferungen im Format CSV oder als Excel-Datei. Aber Auslieferungen im PDF-Format oder auf CD sind durchaus auch noch gegeben. PDF-Format ist leider absolut ungeeignet zur Weiterverarbeitung in Serienbriefe oder zum Import in die eigene Datenbank. Genauso gestaltet sich der Umgang mit Daten-CDs oft schwierig. Diese sind nicht immer nach Belieben sortierbar und exportierbar. Hier sollte auf jeden Fall darauf geachtet werden, dass es keine Exportbeschränkung gibt.
Optimales Lieferformat: Excel oder CSV
Werden die Daten als Excel-Datei oder im CSV-Format geliefert, steht einer problemlosen Weiterverarbeitung nichts mehr im Wege. Die Spalten können in eine andere Reihenfolge gebracht werden, die Daten sind beliebig sortierbar und können leicht aufgeteilt werden. Man kann die Ansicht anpassen – z.B. Spalten ausblenden etc..
Zudem können die Daten in verschiedensten Formaten abgespeichert werden – nach Semikolon oder Kommas getrennt, bestimmte Zellformate können festgelegt werden usw.. Es kann also alles kinderleicht in genau das Format gebracht werden, das man für den Import in das eigene CRM oder zur Erstellung von Serienbriefen benötigt.
Achtung
Es muss auch beim richtigen Datenformat beachtet werden, dass wichtige Daten auf verschiedene Spalten aufgeteilt sind, damit sie entsprechend weiterverarbeitet werden können. Ist z.B. die komplette Anschrift, also Firmenname, Straße und Hausnummer, PLZ und Ort in einer Spalte, so ist ein Import in ein Programm für Serienbriefe praktisch unmöglich.
Im Lieferumfang enthaltene Daten
Bei Adressdaten gehört natürlich die Anschrift zum grundlegenden Bestandteil der Lieferung. Zusatzinformationen wie eine Telefonnummer, ein Ansprechpartner, eine Website etc. kosten oft extra.
Typischer Aufbau von Firmenadressen:
- Einzigartige Adress- ID des Lieferanten
- Branche
- Firmenname
- Straße + Hausnummer
- PLZ
- Ort
- Kreis
- Bundesland
- Telefon
- Telefax
- Website
- Unternehmensgröße
Selbstverständlich sind wie oben erwähnt nicht immer sämtliche aufgeführten Daten zwingend enthalten.
Bei Privatadressen sind neben dem Namen des Empfängers und seiner Anschrift und Telefonnummer oft noch Kriterien enthalten, die ihn für die Werbeindustrie sortierbar machen – besonders beliebt dabei sind das Geburtsdatum, da sich aus dem Alter bereits ein bestimmtes Kaufverhalten schließen lassen kann, das Geschlecht und manchmal auch geschätzte Interessen wie Autos, Reisen etc. – wobei diese Informationen oft anhand der Gewinnspielpreise abgelesen werden, an denen der Empfänger teilgenommen hat. Jeder weiß aber, dass man sich nicht zwingend für Autos interessieren muss, wenn man an einem Gewinnspiel mit einem Auto als Hauptpreis teilnimmt. Zuverlässiger kann diese Einordnung sein, wenn sie auf Basis von jeweiligen Fachzeitschriften basiert, in denen die Adresserhebung stattfand. Es lohnt sich auf jeden Fall genauer nachzufragen, woher manche Informationen genau stammen.